個人的 メモの残し方

メモの残し方について話があがったので、記事にまとめておきます。
今回は「電話で聞いた用件を清書する」イメージで書きました。
ポイントは敬称と見やすさです。

「メモは自分だけのもの」と思ったら大間違い！

個人的なメモや手帳であっても、誰かに見られることがあるかもしれないと思って書いています。

小さなオフィスで働いていた頃、ミーティングスペースにお客様をお通しする際に、作業スペースを通り抜ける構造になっていたことがありました。
そのとき、私のメモはお客様から丸見えだったのです。
そんな場合に、例えばその方がいらっしゃることを、敬称なしで適当にメモしていると少し恥ずかしい気持ちになります。

卓上カレンダーに記載する場合もそうです。
誰に見られても困らないように、といえば語弊があるかもしれませんが……。
必ず敬称はつけるようにしています。

電話を取った時の走り書きメモでも、「（社名）　Aサマ　10：00～」というように、敬称は略さないように書きます。
社内で偉い人に見られた時でも恥ずかしくないので。
ちなみに、上司や先輩の名前をメモに書くときも役職や「さん」等忘れないようにしています。

1日1ページ使う場合

メモ帳にキレイに残す場合、1日1ページまたは1ページに数日分書く形になるのですが、上の例は前者です。

• 用件ごとに必ず箇条書き
• 社名・人名で改行、日時・場所で改行。必要であれば何の件かついでに書いておく
• メモ帳に日付欄があればそこに、なければ別途どこかに必ずメモした日を書いておく

書く順番は人によるでしょうし、この例うっかり間違って書きました。
本当は日時・場所、社名・人名、用件の順番で書くのが好きです。

タスク処理のメモは
～1/10　A社資料作成　確認：課長
というふうに書くのが個人的に見やすいです。

1ページに数日分書く場合

一日にそんなに書かないよ！という場合は、メモした日付を箇条書きの上に書きつつ残します。
書き方のルールは変わりません。

なぜメモした日を書くのか

メモした日＝電話や指示を受けた日、です。
その日にそれを聞いた証拠として取っておく感じです。
指示のいきわたり方が悪い職場の場合、それで揉めることが多いように思います。
何もないのが一番なのですが、一応です。一応。

見られることを意識しつつ、自分だけのわかりやすいメモに！

記入ルールを決め、見やすくきれいにメモを取る癖をつければ、誰かにメモを渡すときも用件が的確で見やすいものになります。
メモ魔ライフを楽しんでください！